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Politique de confidentialité

La protection des renseignements personnels est un élément très important chez Vision Voyages. Nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à divulguer les renseignements personnels d'une manière responsable et seulement dans la mesure où ces renseignements concernent les services et les produits de voyage que nous offrons. Nous tentons également d'être ouverts et transparents quant à la façon dont nous gérons les renseignements personnels. Ce document explique notre politique de confidentialité.

 

En quoi consistent les renseignements personnels?

Les renseignements personnels servent à identifier un individu. Les renseignements personnels comprennent les informations concernant des caractéristiques propres à chacun (c'est-à-dire le sexe, l'âge, le revenu, l'adresse ou le numéro de téléphone à domicile, l'origine ethnique, le statut familial); des informations sur la santé d'un individu (antécédents médicaux, les problèmes de santé, les soins de santé reçus); ou des renseignements sur les activités ou les opinions (religion, politique, les opinions exprimées ou le jugement d'un individu). Les renseignements personnels ne doivent pas être confondus avec les renseignements d'entreprise (c'est-à-dire l'adresse ou le numéro de téléphone d'un individu à son lieu de travail). Ces informations ne sont pas protégées par les lois sur la protection de la vie privée. De plus, étant donné le genre d'entreprise que sont les agences de voyages, nous savons qu'il est primordial de protéger les renseignements financiers tels que les informations reliés à un compte bancaire ou à une carte de crédit.

 

Qui sommes-nous?

Notre agence de voyages, Vision Voyages, est une entreprise offrant des services complets en matière de voyages. Nous avons des ententes avec différents fournisseurs, ce qui nous permet de personnaliser nos produits et services en fonction des besoins de nos clientsPar conséquent, nous faisons affaire avec des consultants et des tierces parties qui peuvent avoir un accès restreint aux renseignements personnels conformément à l'exercice de leur fonction. Cela comprend les compagnies aériennes, les compagnies ferroviaires, les compagnies de croisières, les voyagistes, les fournisseurs de logiciels de réservation et tout autre fournisseur relié au domaine du voyage. Nous limitons l'accès que ceux-ci peuvent avoir aux renseignements personnels d'une manière responsable. Nous détenons également la promesse qu'ils suivent les principes appropriés en matière de confidentialité conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

 

Nous recueillons les renseignements personnels pour les raisons suivantes :

Comme toutes les agences de voyages, nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels nécessaires pour servir nos clients. Les raisons pour lesquelles nous recueillons ces renseignements sont les suivantes : Pour effectuer et confirmer les réservations, pour émettre des documents et des coupons reliés au transport et pour fournir les informations pertinentes aux fournisseurs de voyage afin de compléter le processus d'achat pour une grande variété de produits de voyage et de tourisme. Des exemples des renseignements que nous recueillons sont les suivants : le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge, le numéro de carte de crédit, les informations sur le passeport ou le visa, le numéro d'assurance social, les fichiers de témoins et toutes informations similaires qui sont nécessaires pour identifier adéquatement nos clients afin de leur donner droit à nos services. Nous recueillons également des renseignements personnels sur nos employés et nos entrepreneurs indépendants, conformément aux lois en matière d'emploi, de rémunération, de versement d'impôt et de toutes autres fonctions reliées aux employés et aux entrepreneurs indépendants.

 

Protéger vos renseignements personnels :

Nous comprenons l'importance de protéger vos renseignements personnels. Pour cette raison, nous suivons les étapes suivantes :

  • Les renseignements sur papier se situent soit dans un lieu supervisé ou ils sont maintenus dans un emplacement verrouillé ou à accès limité.
  • Les renseignements sur papier sont transmis à l'aide d'enveloppes ou de boîtes scellées par des compagnies reconnues.
  • Les informations sont transmises électroniquement par l'entremise d'une ligne directe, une ligne anonyme ou cryptée.
  • Le matériel électronique est soit sous supervision ou maintenu dans un emplacement verrouillé ou à accès limité, et ce, en tout temps. De plus, tous les ordinateurs sont protégés et fonctionnent à l'aide de mots de passe.
  • Les employés reçoivent une formation sur la façon de recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels conformément à l'exercice de leurs fonctions et à notre politique de confidentialité.
  • Les consultants indépendants et les agences qui ont accès aux renseignements doivent signer un accord de confidentialité avec nous ou reconnaître qu'ils respectent les lois de la LPRPDE.

 

Conservation et destruction des renseignements personnels :

Nous devons conserver les renseignements personnels pour une certaine période pour être en mesure de répondre aux questions que vous pourriez avoir concernant les services rendus, et pour notre propre responsabilité envers les organismes externes de réglementation. Cependant, afin de protéger votre vie privée, les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment. Nous conservons les dossiers de nos clients pour une période de 3 ans. Nos répertoires de clients et de contacts sont plus difficiles à détruire systématiquement, nous nous assurons cependant de retirer les renseignements lorsque nous le pouvons s'il est peu probable que nous communiquions avec vous dans le futur. Par contre, si vous en faites la demande, nous sommes en mesure de retirer tous les renseignements sur-le-champ. Les renseignements personnels reliés à notre correspondance générale avec des personnes qui ne sont pas nos clients comme les infolettres, les séminaires et les activités marketing sont conservés pendant environ 6 mois après la fin des activités. Nous détruisons les renseignements personnels sur papier par déchiqueteuse. Nous détruisons les informations électroniques en les supprimant, puis, quand nous nous débarrassons du matériel informatique, nous nous assurons que le disque dur est physiquement détruit. Autrement, nous pouvons également remettre une partie ou l'intégralité du dossier au client en question.

 

Vous pouvez consulter vos renseignements :

Malgré quelques exceptions, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre propos. Comme dans bien des situations, vous n'avez qu'à le demander. Nous pouvons vous aider à identifier les documents vous concernant. Nous vous aiderons également à comprendre les éléments qui vous posent problème (par exemple des formulaires de l'industrie, un niveau de langage technique, etc.) Avant de vous donner cet accès, si nous ne vous connaissons pas, nous vous demanderons de confirmer votre identité. Des frais peuvent s'appliquer pour de telles demandes. Si un problème survient, il se peut que nous vous demandions de mettre votre demande par écrit. S'il nous est impossible de vous donner accès, nous vous en informerons dans les 30 jours et vous donnerons, au meilleur de nos connaissances, la raison qui nous empêche de vous donner cet accès.

Si vous croyez qu'une erreur s'est produite, vous pouvez demander qu'elle soit corrigée. Cela s'applique sur les informations factuelles et non sur des opinions professionnelles qui auraient pu être émises. Il se peut que nous vous demandions de fournir la documentation prouvant que nos dossiers sont incorrects. S'il s'avère que nous avons commis une erreur, nous la corrigerons et avertirons les personnes à qui nous avons envoyé l'information incorrecte. Si nous concluons que nous n'avons commis aucune erreur, nous accepterons tout de même d'inclure une brève déclaration dans nos dossiers à propos du problème en question et nous enverrons cette déclaration à quiconque ayant reçu l'information antérieure.